MATERI PENTINGNYA SEBUAH RAPAT
PENTINGNYA SEBUAH RAPAT
Oleh: Brisma Renaldi
Widyaiswara Madya LAN RI
Widyaiswara Madya LAN RI
Abstraksi
Tidak jarang kita melihat sebuah rapat berakhir tanpa arah, tidak fokus dan terkesan asal-asalan. Lalu bagaimana idealnya rapat itu dilakukan, apa sebenarnya agenda yang akan dirapatkan, siapa yang memimpin rapat, berapa lama waktunya dan seterusnya tentu banyak pertanyaan dibalik itu semua. Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, paling tidak itu yang lebih bersifat umum yang artikan mengenai rapat menurut beberapa ahli. Agar sasaran dari sebuah pertemuan yang bersifat formal dalam hal ini bentuknya adalah sebuah rapat dapat terlaksana dengan baik maka faktor-faktor apa saja yang harus kita pertimbangkan sehingga rapat menjadi bahagian kegiatan yang dianggap penting, bukan sekedar tatap muka tanpa menghasilkan keluaran yang jelas..
Tidak jarang kita melihat sebuah rapat berakhir tanpa arah, tidak fokus dan terkesan asal-asalan. Lalu bagaimana idealnya rapat itu dilakukan, apa sebenarnya agenda yang akan dirapatkan, siapa yang memimpin rapat, berapa lama waktunya dan seterusnya tentu banyak pertanyaan dibalik itu semua. Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, paling tidak itu yang lebih bersifat umum yang artikan mengenai rapat menurut beberapa ahli. Agar sasaran dari sebuah pertemuan yang bersifat formal dalam hal ini bentuknya adalah sebuah rapat dapat terlaksana dengan baik maka faktor-faktor apa saja yang harus kita pertimbangkan sehingga rapat menjadi bahagian kegiatan yang dianggap penting, bukan sekedar tatap muka tanpa menghasilkan keluaran yang jelas..
Definisi
Rapat adalah berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976), sedangkan menurut Nunung dan Ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya. Adapun Wursanto (1987:136) memberikan pengertian yaitu, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan (dalam hal rapat lebih bersifat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada pegawai agar berlangsung efektif.
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi, meskipun demikian, rapat tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu diselenggara-kan dengan efisien mengingat pentingnya arti waktu bagi tiap-tiap orang yang bekerja.
Rapat adalah berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976), sedangkan menurut Nunung dan Ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya. Adapun Wursanto (1987:136) memberikan pengertian yaitu, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan (dalam hal rapat lebih bersifat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada pegawai agar berlangsung efektif.
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi, meskipun demikian, rapat tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu diselenggara-kan dengan efisien mengingat pentingnya arti waktu bagi tiap-tiap orang yang bekerja.
Tinjauan
Tiada hari dalam setiap waktu suatu organisasi atau instansi menerima informasi dari berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek kinerja dalam sebuah orgainisasi/instansi. Untuk itu, semua keputusan baik bersifat umum maupun strategik perlu perlu ditetapkan melaluiajang yang kita sebut rapat.
Sebelum rapat diselenggarakan,pimpinan rapat harus mencermati tahapan-tahapan yang dilakukan agar sasaran rapatnya berhasil. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih siapa saja peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.
Rapat, pada umumnya dikategorikan sebagai rapat informasional, atau rapat pengambilan keputusan. Tujuan rapat informasional adalah berbagi informasi dan mengoordinasikan suatu tindakan. Rapat ini dapat meliputi “briefing”per orang oleh setiap peserta atau presentasi oleh pimpinan yang diikuti dengan pertanyaan dari peserta. Rapat pengambilan keputusan terutama berkenaan dengan persuasi, analisis, dan pemecahan masalah.
Meskipun peserta rapat yang diundang terbatas, perlu dipastikan bahwa orang-orang yang dapat memberikan sumbangan pikiran dan yang menentukan dalam pengambilan keputusan dapat hadir. Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yangberkembang dengan cepat.Manajer menerimainformasi melalui sistemkomunikasi yang sangatcepat dari berbagaiinstansi dan individudari berbagai penjuru.
Menurut sifatnya, rapat dibedakan dalam tiga klasifikasi: yakni rapat yang baik, rapat yang buruk, dan rapat yang tidak perlu.
Kita tidak mengupas dua rapat terakhir, rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
Tiada hari dalam setiap waktu suatu organisasi atau instansi menerima informasi dari berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek kinerja dalam sebuah orgainisasi/instansi. Untuk itu, semua keputusan baik bersifat umum maupun strategik perlu perlu ditetapkan melaluiajang yang kita sebut rapat.
Sebelum rapat diselenggarakan,pimpinan rapat harus mencermati tahapan-tahapan yang dilakukan agar sasaran rapatnya berhasil. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih siapa saja peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.
Rapat, pada umumnya dikategorikan sebagai rapat informasional, atau rapat pengambilan keputusan. Tujuan rapat informasional adalah berbagi informasi dan mengoordinasikan suatu tindakan. Rapat ini dapat meliputi “briefing”per orang oleh setiap peserta atau presentasi oleh pimpinan yang diikuti dengan pertanyaan dari peserta. Rapat pengambilan keputusan terutama berkenaan dengan persuasi, analisis, dan pemecahan masalah.
Meskipun peserta rapat yang diundang terbatas, perlu dipastikan bahwa orang-orang yang dapat memberikan sumbangan pikiran dan yang menentukan dalam pengambilan keputusan dapat hadir. Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yangberkembang dengan cepat.Manajer menerimainformasi melalui sistemkomunikasi yang sangatcepat dari berbagaiinstansi dan individudari berbagai penjuru.
Menurut sifatnya, rapat dibedakan dalam tiga klasifikasi: yakni rapat yang baik, rapat yang buruk, dan rapat yang tidak perlu.
Kita tidak mengupas dua rapat terakhir, rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
- Tujuan rapat diketahui dan
dipahami oleh semua peserta rapat.
- Agenda disusun untuk mencapai
tujuan rapat.
- Rapat diikuti oleh orang-orang
yang berkompeten, baik sebagai kontributor ataupun penerima informasi dari
rapat.
- Rapat berlangsung sesuai waktu
yang ditetapkan, sesuai agenda, dan memenuhi tujuan tanpa ada waktu dan
tindakan yang sia-sia.
- Alat bantu visual dengan gambar
yang jelas dan tajam digunakan pada saat yang memungkinkan.
- Peserta rapat memahami peran
masing-masing, hadir dengan persiapan yang direncanakan, dan memberikan
kontribusi
Point penting dalam rapat
Ada 14 (empat belas) langkah yang harus dilakukan oleh seorang pemimpin rapat agar dapat menjalankan rapat secara efektif dan efisien. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:
- Menyiapkan agenda rapat yang
memuat tentang peserta rapat yang hadir, daftar terperinci butir-butir
yang akan dibahas, waktu dan tempat penyelenggaraan rapat, serta waktu
berakhirnya rapat.
- Membagikan agenda rapat sebelum
rapat dimulai sehingga peserta rapat dapat mempersiapkan diri untuk
mengikuti rapat dengan baik.
- Menghubungi peserta rapat
sebelum rapat dilaksanakan untuk memastikan bahwa peserta rapat
benar-benar siap mengikuti rapat.
- Meminta kepada para peserta
rapat untuk meneliti agenda rapat karena mungkin ada tambahan agenda dari
peserta rapat.
- Menegakkan parameter waktu yang
specifik.Rapat hendaknya dimulai tepat waktu.
- Menjaga bahasan yang terfokus
pada hal-hal berikut :
- Rapat
hendaknya terfokus pada masalah pokok.
- Minimalkan
penyelaan atau interupsi, gangguan, dan komentar.
- Memberikan dorongan dan
dukungan kepada peserta rapat agar berpartisipasi aktif dalam rapat.
- Di dalam rapat tidak lepas dari
tanya-jawab untuk mendapatkan solusi yang baik atas suatu permasalahan,
yang nantinya dari solusi tersebut dapat disetujui oleh seluruh peserta
rapat itu sendiri. untuk itu gunakan Teknik Bertanya dengan efektif,
sehingga seluruh peserta rapat ikut andil dan memberikan kontribusinya
berupa ide-ide cemerlang yang akan dipertimbangkan.
- Memelihara gaya yang berimbang.
Pemimpin rapat hendaknya dapat mempertimbangkan kapan harus memberikan
dorongan dan kapan harus bersikap pasif.
- Memberikan dorongan untuk
membentuk gagasan. Pemimpin rapat hendaknya dapat memberikan dorongan pada
hal-hal tertentu berikut ini:
- Pada
titik-titik pandang yang berbeda,
- Pemikiran
yang kritis,
- Ketidaksepakatan
yang konstruktif
- Menghindari terjadinya
bentrokan kepribadian antar peserta rapat. Pemimpin rapat hendaknya dapat
menjadi penengah jika terjadi perdebatan yang tidak sehat di antara para
peserta rapat. Hentikan serangan atau kritikan yang mengarah pada pribadi
tertentu.
- Pemimpin rapat hendaknya dapat
menjadi pendengar yang baik. Pemimpin rapat hendaknya mampu dan mau
mendengarkan setiap komentar atau pendapat yang disampaikan setiap peserta
rapat secara intensif.Pemimpin rapat hendaknya juga bersikap empati atau
memahami dan berbagi perasaan dengan orang lain secara objektif.
- Menutup rapat dengan baik dan
tepat waktu.Rapat hendaknya ditutup dengan melakukan hal-hal sebagai
berikut:
- Memberikan
ringkasan hasil rapat
- Menjelaskan
tindakan-tidakan yang dilakukan jika diperlukan
- Membagi
tugas lebih lanjut jika diperlukan
- Evaluasi hasil rapat. Biasakan
untuk mengevaluasi setiap rapat yang telah dijalani. Ini penting agar kita
bisa mencari tahu letak kekurangan rapat tersebut dan dapat memperbaikinya
di kemudian hari
Apabila rapat yang dilakukan merupakan rapat yang
bersifat periodik, maka kita dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang
meminta keterangan dari para peserta mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri
pertemuan yang akan datang. Dari jawaban ini, akan menjadi acuan untuk
melaksanakan rapat yang akan datang.
Selamat melakukan rapat !.....
Referensi:
1. Modul Diklatpim IV, 2008 - Manajemen Perkantoran
Modern, Jakarta, LAN
2. Wursanto, lg, Drs. 2000, Etika Komunikasi Kantor,
Yogyakarta: Kanisius
3. Sri Endang, 2011, Mengelola Pertemuan/Rapat,
Erlangga
Komentar
Posting Komentar